Esta es mi experiencia y consejos prácticos que a mí me han ayudado a la hora de emitir mi factura electrónica y evitar pagar a un intermediario para hacerlo.
Voy a escribir este post de manera telegráfica, sin florituras, y en caliente. Lo dedico a los usuarios de pymes y autónomos a los que les toca, en algún momento, lidiar con la FACTURA ELECTRÓNICA. Y lo voy a hacer porque creo que es justo compartir en internet lo aprendido. Es mucha la ayuda vía videos tutoriales, blogs, que todos recibimos desde internet, a diario. Así que hoy quiero ser yo quien contribuya.
Lo de Face no tiene nombre (única floritura que me permito aquí). La idea de la factura electrónica es muy buena, ahorra papel y nos asegura a los proveedores que nuestras facturas no quedarán en ningún cajón, pero el programa deja mucho que desear. Y eso se traduce en horas, horas y más horas, quitándolas a la jornada laboral y al sueño. En mi opinión el ministerio responsable (Ministerio de Industria, Ministerio de Hacienda) deberían habilitar en sus sedes provinciales un servicio de asistencia a usuarios de FACE y que la figura de un funcionario (informático) nos asistiera en este farragoso proceso. Este funcionario sería de gran ayuda para adecuar el ordenador desde donde queremos emitir esa factura. Así como acompañar al emisor de la factura en su primera vez. Pues se entiende que la segunda será más fácil.
En mi caso, y después de ¡53 horas invertidas! (dato es correcto) en tramitar 2 facturas (una el año pasado y otra este año), estas son mis recomendaciones para quien ande perdido. Lógico y comprensible:
1. En el primer intento de emitir factura lo mejor es hacerlo junto a un informático que os ayude con las versiones que pide el programa para Java así como para el reconocimiento de la firma digital. Y junto a tu informático deberás comprobar que FacturaE está actualizado a la última versión. Para el tema de la firma digital, podéis optar por el DNIe (que previamente habréis ido a la Policia Nacional para activarlo y nos darán el PIN del DNIe) o pedir un Certificado digital a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Este último certificado es algo farragoso de conseguir, requiere de dos pasos, pues hay que hacer gestiones con la FNMT (con ayuda de informático) y posteriormente ir a la Agencia Tributaria que tengas más cerca a validar el código que te facilita la FNMT. Yo finalmente he funcionado con el DNIe. Para ello necesitarás un lector de DNIe que conectar a tu ordenador. (Si optas por conseguir un certificado digital en la FNMT, este es el teléfono del soporte técnico: 91.740 69 82)
1. El télefono que me ha resultado más útil para conseguir rellenar facturaE es este: 954 304 117 (Face Soporte a proveedores). Yo he tenido conocimiento de él porque me lo enviaron desde Face tras realizar una consulta/queja vía email. Atienden personas que conocen bien los entresijos de la factura y cómo rellenar cada campo. Están de 9:00 a 18:00 horas. (El otro teléfono, el que va de mano en mano, el 902 879 871, para mí es menos operativo).
2. Una vez entramos en FacturaE es muy importante registrar correctamente el Id.Fiscal y la razón social del organismo al que vais a remitir la factura. Si equivocamos alguno de estos dos datos y le damos a guardar a la factura, el sistema ya NO nos dejará modificarlos, por lo que habrá que crear una NUEVA FACTURA. (En caso de equivocar estos datos(a mí me ocurrió) en el 954 304 117 os explicarán bien los pasos a seguir para eliminar la factura con datos erróneos. Son pasos sencillos pero necesitarás saber las pautas a seguir que se traducen en 5 clicks).
3. Al rellenar los detalles de la factura no hay que rellenar los campos IMPORTE TOTAL ni IMPORTE BRUTO, hay que ir rellenando a través del símbolo + los diferentes campos de la factura y rellenar también la parte de IMPUESTOS. Hecho esto nos saldrá por defecto el IMPORTE TOTAL y el IMPORTE BRUTO.
4. Puede ocurriros lo que a mí, que desde FacturaE y a pesar de que nuestra firma digital DNIe sea correcta, el programa FacturaE NO RECONOZCA LA FIRMA. En este caso, la persona que a mi me ha ayudado me descargó el programa AUTOFIRMA. De manera que he firmado la factura desde este programa. ¿Cómo?:
-Llevamos la factura que hemos cumplimentado a BORRADOR.
-De BORRADOR la llevamos a EXPORTAR FACTURAS (imp: a la hora de renombrar el archivo de salida acordarse de cambiar el nombre por Emit- o por Factura- ). En mi caso yo he exportado la factura a la carpeta DESCARGAS. Con factura ya en DESCARGAS volvemos al programa AUTOFIRMA. Seleccionamos el fichero que queremos FIRMAR y que hemos alojado en carpeta DESCARGAS (nos pedirá el pin del DNIe). Clickaremos en FIRMAR FICHERO. Nos aparecerán los dos certificados de nuestro DNIe. Seleccionaremos el que pone SELECCIONAR CERTIFICADO (FIRMA). Y de nuevo enviaremos el archivo firmado a DESCARGAS. (Ojo: mantener en todo momento activado el DNIe en el ordenador a través del soporte exterior que nos permite su lectura).
-Llega el momento de ¡ACTIVAR FIREFOX! Con este programa activado a continuación iremos a face.gob.es (el punto general de entrada de las facturas electrónicas). Mi amigo (aficionado a la informática) me dice que hay que asegurarse de que las EXCEPCIONES DE SEGURIDAD DEL NAVEGADOR Y DE JAVA incluyan las direcciones del ministerio (face.gob.es).
– En la página de entrada de FACE seleccionaremos la opción REMITA (ENVIAR) y también la flechita que nos permitirá subir la factura. Buscamos en DESCARGAS (o en la carpeta que hayáis elegido para guardar la factura cumplimentada), seleccionamos factura y damos a FIRMAR PERMITIR. De nuevo nos pedirá el pin DNIe… ¡OJO¡ llegado este punto -y por no se sabe qué razón- al sistema le cuesta reconocer el PIN… Escríbelo una vez y espera… aunque parezca que no lo está reflejando… es mejor esperar a comenzar a borrar y volver a escribirlo. Por tanto: ¡ESCRIBE EL PIN Y ESPERA¡ No veas solo negros nubarrones :)
– JAVA NOS SALUDA: Aparece un mensaje de JAVA PLATFORM y le damos a CONTINUAR. Y aquí comienza un bucle de peticiones en este sentido: el DNI volverá a preguntarte si deseas realizar una firma. DIRÁS QUE SÍ. JAVA VOLVERÁ A SALUDAR Y VOLVERÁS A DARLE A CONTINUAR. Y así será hasta que ¡por no se sabe qué razón¡ el sistema se da por vencido… Hay que hacerlo unas tres veces para el DNI y otras tres para JAVA.
– Y cuando creerás que HAS HECHO ALGO MAL… te aparecerá una ventana que dirá: LA FACTURA HA SIDO REGISTRADA EN FACE. Guardar en pdf. Y la guardarás en DESCARGAS ( o dónde tú hayas decidido guardarla).
-Ahora tienes que ir de nuevo a la web de FACE. En pantalla alternativa tendrás abierta la factura registrada en FACE. Y deberás tenerla abierta para copiar/pegar los siguientes datos: número de factura, número de registro, importe… Este paso te sirve para que vayas a CONSULTAR FACTURAS CON CERTIFICADO… Consejo: copia/pega los tres datos de antes y podrás conocer si tu factura está CORRECTAMENTE registrada en FACE.
Y… llegado este punto ¡¡habrás terminado con la pesadilla!!
¡Mucha suerte y buen asesoramiento informático!
Mayte Aparisi Cabrera
CEO Feelinglab.com